渉外登記とは、不動産取引や相続に関する登記手続きにおいて外国籍の方の関与や、外国で発行された文書が必要となるなど、国際的な要素を含む登記手続きのことを指します。具体的には、外国人が日本の不動産を取得・処分した場合や、被相続人や相続人が外国籍の場合などの登記手続きです。
また、渉外登記は、日本の不動産登記法をベースとしながらも、相続においては被相続人の国籍や住所地の法律が適用されるなど、国際的な要素が絡むため、通常の不動産登記とは異なる特殊な手続きや必要書類が必要になります。
渉外登記の必要書類と申請方法
渉外登記の手続きに必要な書類は、不動産の売買と相続で異なります。
また、日本国内に住所がある外国人と海外居住の外国人とでは、必要書類が異なります。
以下に、それぞれの場合に必要とされる一般的な主な書類を挙げます。
渉外登記ー不動産売買
・外国人のパスポートのコピー
・外国人の住民票（日本国内に住所がある場合、住民基本台帳カードのコピーでも可）
・不動産の登記事項証明書
・印鑑証明書（日本国内に住民票登録がある場合）※
・売買契約書
※海外居住者の場合、印鑑証明書の代わりとなる署名証明書が必要です。
渉外登記ー不動産相続
・外国人のパスポートのコピー
・外国人の住民票（日本国内に住所がある場合、住民基本台帳カードのコピーでも可）
・不動産の登記事項証明書
・印鑑証明書（日本国内に住民票登録がある場合）
・遺産分割協議書
・戸籍謄本（または戸籍抄本）※
※戸籍制度がない国であれば出生証明書、婚姻証明書、死亡証明書あるいは宣誓供述書など
署名（サイン）証明書
海外居住の日本人、外国人の場合、不動産売買、相続ともに署名（サイン）証明書が必要です。これは、日本人の場合は日本大使館、外国人の場合は現地公証人に依頼し、署名が本人のものであることを証明します。
なお、元日本国籍者は、失効した日本のパスポートや戸籍謄本（抄本）があれば、日本の大使館で署名証明を受けられる場合があります。
戸籍
海外の多くの国では戸籍制度がありません。『身分登録制度』が戸籍制度の代わりとなっています。そのため、相続関係を確認するためには、出生証明書、婚姻証明書、死亡証明書あるいは宣誓供述書などを集める必要があります。
宣誓供述書は「私は被相続人の相続人である」ということを宣誓し、在日領事館や公証人の認証を得るものです。
これらの書類は外国語で作成されるため、相続登記手続きに使用するときはその訳文を添付する必要があります。
なお、過去に日本国籍があった場合は、過去の戸籍から相続関係を確認できる場合があります。また、被相続人の配偶者が外国籍の場合は、被相続人の戸籍に婚姻の事実が記載されるので、それにより相続関係を確認できる場合があります。
渉外登記の手続きを円滑に進めるためのポイント
渉外登記の手続きは、外国人向けの不動産取引や相続において重要なプロセスです。円滑な手続きのためには、いくつかのポイントに注意することが求められます。ここでは、渉外登記の手続きをスムーズに進めるためのポイントを紹介します。
署名（サイン）証明書の有効期限を確認する
渉外登記に必要な署名（サイン）証明書の有効期限は、提出先によって異なります。
不動産相続手続きに使用する場合、有効期限の定めがないことが多いですが、不動産売買に使用する場合など3ヶ月以内のものを求められることがあります。
金融機関に提出する場合は、3ヶ月以内や6ヶ月以内が多いですが、これも法律で明確に決まっているわけではありません。
サイン証明書の取得には時間や手間がかかるため、有効期限内に手続きが進められない場合は、事前に相手方と交渉しておくことが大切です。
原本還付ができるかどうかの確認
原本還付とは、提出した証類の原本を手続きが終了した後に返却してもらうことを指します。これにより、同じ書類を他の手続きにも使用することができます。
法務局に登記申請する際に添付した書類については、一部認められないものを除き、原本還付することができます。しかし、不動産取引の登記手続きで提出した署名（サイン）証明書は原本還付をすることができません（不動産登記規則の第55条第1項但し書き）。
一方で、金融機関などの民間企業では独自の規定を設けているので、事前に原本還付の可否を確認し、可能であれば返却をお願いするのが望ましいです。
適切なサポートを受ける
渉外登記の手続きは複雑であり、適切なサポートが必要です。
不動産取引、相続手続きに慣れている司法書士に相談し、手続きを進めることが望ましいです。また、法令や制度が変更されることもあるため、最新の情報を確認し、適切な手続きができるように注意しておくことも重要です。
関連する連絡先や窓口を把握する
渉外登記の手続き中にトラブルが発生した場合、迅速に対応できるよう、関連する連絡先や窓口を把握しておくことが役立ちます。
例えば、法務局や在外公館の連絡先を事前に調べておくと、手続きの途中で問題が生じた際にすぐに連絡が取れるため、スムーズに対応が可能です。
文書の翻訳や認証に注意する
渉外登記では、外国語で作成された書類の翻訳が必要となることがあります。
翻訳は正確であることが求められるため、信頼性の高い翻訳者や翻訳会社に依頼することも検討すべきです。
また、外国の公証人や在外公館による認証が必要な場合もありますので、手続きに関する知識や経験が豊富な専門家に相談し、適切な対応ができるように心掛けましょう。
期限やスケジュールを把握しておく
渉外登記の手続きは、多くの書類や手続きが関わるため、期限やスケジュールを把握しておくことが重要です。期限を逃すと手続きが大幅に遅れることがありますので十分に注意して進めましょう。
